متن مصوبه:در راستای اجرای مصوبه ۱۲۶۲ مورخه ۹۷/۱۲/۱۹ شورای عالی حوزه­‌های علمیه و به منظور شناسایی، ثبت، ساماندهی و اشاعه اسناد حوزه­‌های علمیه و روحانیت و همچنین به منظور تبیین و تعریف سیر تاریخی حوزه‌­های علمیه با بهر­ه­‌گیری از اسناد تاریخی، مرکز اسناد حوزه و روحانیت به شرح مواد ذیل تأسیس می­‌گردد:ماده ۱) تعریف سند:منظور از سند^[۱] کلیه آثار نوشتاری، دیداری ، شنیداری و هر شی حاوی اطلاعاتی از حوزه و روحانیت (اصل سند و رونوشت آن‌ها) که از لحاظ علمی/ تاریخی/ سیاسی/ فرهنگی/ اداری/ اقتصادی، ارزش استناد و نگهداری دائمی فعلی یا در آینده، داشته باشند.تبصره ۱: کتاب، پایان‌­نامه و پیایندهای^[۲] حاوی اطلاعات آرشیوی از حوزه و روحانیت، سند محسوب می­‌شود.تبصره ۲: کتابخانه‌­های حوزوی موظف به نگهداری کتاب‌­ها، پایان­نامه­‌ها و پیایندهایی - که حاوی اطلاعات آرشیوی نمی‌­باشند ولی در ارتباط با حوزه و روحانیت می­‌باشد- هستند.تبصره ۳: سایر اسنادی که به تشخیص شورای موضوع ماده ۴ به نحوی با حوزه و روحانیت مرتبط می‌­باشد، سند محسوب می­‌شود.ماده ۲) سیاست‌­های حاکم بر شناسایی، ثبت، طبقه‌­بندی، بهره‌­برداری و نگهداری اسناد حوزه و روحانیت:

• اهتمام به شناسایی و گردآوری جامع و فراگیر اسناد حوزه و روحانیت؛
• اهتمام به بهره‌­گیری حداکثری از ظرفیت­‌های حوزه در داخل و خارج ایران جهت غنی سازی بانک اسناد حوزه و روحانیت؛
• اهتمام به رعایت استانداردهای لازم و اصولی در زمینه آرشیو و نگهداری اسناد؛
• بهره‌­گیری از فناوری‌­های نوین در زمینه شناسایی، گردآوری، مرمت، ساماندهی و طبقه‌­بندی اسناد حوزه و روحانیت؛
• اهتمام به تبادل اطلاعات با سایر مراکز اسناد ملی و فرا ملی با رعایت طبقه‌­بندی اسناد حوزوی؛
• اهتمام ویژه به تبیین و توسعه، ارزش‌­ها و دستاوردهای حوزه و روحانیت با استفاده هوشمندانه از اسناد؛
• اهتمام ویژه به طبقه بندی اسناد حوزه و روحانیت و صیانت از آن‌ها؛
• اهتمام به ایجاد امکانات و فضای مناسب جهت معرفی هدفمند اسناد حوزه و روحانیت؛
• توجه به رعایت شئون و مصالح حوزه و روحانیت در همه فعالیت‌­ها به­‌ویژه در نمایش و عرضه اسناد و تبادل اطلاعات.

ماده ۳) شرح وظایف مرکز اسناد حوزه و روحانیت:

• شناسایی و گردآوری فراگیر اسناد مربوط به حوزه و روحانیت؛
• ارزشیابی اسناد جمع‌­آوری شده و ارزش‌­گذاری آن‌ها براساس سنجه­‌ها و شاخص‌­های مصوب؛
• ثبت اسناد جمع‌­آوری شده در دفتر اسناد مربوطه؛
• طبقه­‌بندی اسناد ارزش‌گذاری شده به تفکیک اهمیت و دسترس پذیری و مصالح حوزه و روحانیت؛
• انجام تمهیدات لازم جهت حفظ و حراست فیزیکی و دیجیتالی از اسناد؛
• انجام اقدامات لازم جهت ساماندهی، ترمیم و مرمت اسناد آرشیوی جمع‌­آوری شده؛
• تهیه، تنظیم و ایجاد بانک‌­های جامع اطلاعات از اسناد موضوع ماده ۱؛
• فراهم‌­سازی دسترسی آسان به اسناد آرشیوی برای اساتید، پژوهش‌گران، مورخین و فیلم‌­سازان براساس طبقه­‌بندی صورت گرفته؛
• ارتباط و تعامل سازنده با سازمان‌­ها و نهادهای داخلی و خارجی، بیوت مراجع عظام تقلید^{(دامت برکاتهم)}، علما و روحانیون جهت گردآوری اسناد؛
• انجام تمهیدات لازم جهت ثبت و ضبط تاریخ شفاهی حوزه­‌های علمیه با لحاظ پرهیز از موازی کاری و دوباره کاری؛
• انجام تمهیدات لازم جهت نشر، نمایش و ارائه اسناد حوزه و روحانیت به عموم مردم در قالب­‌های متناسب با رعایت طبقه‌­بندی‌­های صورت گرفته؛
• برنامه­‌ریزی جهت خرید یا قبول اهداءِ اسناد حوزه و روحانیت و خدمات مربوط به آن؛
• ایجاد ساز و کار لازم جهت نگهداری امانی اسناد؛^[۳]
• سایر وظایف محوله مرتبط.

تبصره: انجام این وظایف با توجه به امکانات و شرایط براساس اولویت‌­ها در داخل و خارج از کشور صورت خواهد گرفت.ماده ۴) به منظور انجام وظایف مقرر در ماده ۵ این مصوبه شورایی تحت عنوان «شورای اسناد حوزه و روحانیت» با ترکیب ذیل زیر نظر مدیر حوزه­‌های علمیه تشکیل خواهد شد:

• مدیر حوزه­‌های علمیه(رئیس شورا)؛
• مسئول دبیرخانه شورای عالی؛
• معاون پژوهش حوزه‌­های علمیه؛
• مسئول مرکز امور صیانتی حوزه های علمیه؛
• مسئول مرکز فناوری اطلاعات حوزه‌­های علمیه؛
• مسئول مرکز اسناد حوزه و روحانیت (دبیر)؛
• سه نفر از صاحب نظران حوزوی در عرصه اسناد؛

تبصره ۱: اعضای موضوع بند ۶ با پیشنهاد مدیر مرکز اسناد حوزه و روحانیت و حکم  مدیر حوزه­های علمیه، برای مدت ۲ سال انتخاب می­شوند؛ انتخاب مجدد ایشان بلامانع است.تبصره ۲: مدیر مرکز اسناد حوزه و روحانیت با حکم مدیر حوزه­‌های علمیه منصوب می‌­گردد.ماده ۵) وظایف شورای اسناد حوزه و روحانیت:

• تصویب خط مشی کلی و برنامه‌ریزی­‌های مرکز اسناد حوزه و روحانیت در چارچوب مصوبات شورای عالی؛
• تصویب آیین نامه‌­ها، دستورالعمل‌­ها، شیوه­‌نامه­‌ها و ضوابط مورد نیاز مرکز اسناد در چارچوب مصوبات شورای عالی؛
• تصویب شاخص‌­ها، معیارها و استانداردها و تعرفه­‌های مرکز اسناد و ارزیابی مستمر آن‌ها؛
• بررسی و ارزیابی گزارش‌ها و نتایج عملکرد مرکز اسناد؛
• بررسی و تصویب کارگروه­‌های مورد نیاز و تعیین اعضاء و شرح وظایف آن‌ها؛
• تصمیم‌­گیری در خصوص تقویم و خرید اسناد؛
• تصمیم‌­گیری در خصوص خروج فیزیکی رونوشت اسناد براساس دستورالعمل مربوطه؛

تبصره: خروج فیزیکی اصل اسناد از مرکز اسناد ممنوع می‌­باشد^[۴].

• تصمیم­‌گیری نسبت به اسناد زائد و نظارت بر اهداء فروش و یا امحاءِ آن‌ها؛
• تصویب پیشنهاد برنامه و بودجه سالانه مرکز اسناد و ارائه به مراجع ذی­‌صلاح؛
• انجام سایر وظایف محوله مرتبط توسط مدیر حوزه‌­های علمیه.

ماده ۶) سطح سازمانی مرکز اسناد حوزه و روحانیت همتراز سطح ۴ مدیریت موضوع ماده ۷ مصوبه ۹۵۳ بوده و سازمان نفرات آن ۴ نفر کارمند تمام وقت تعیین می­‌گردد.ماده ۷) شرح وظایف و شرایط احراز پست‌­های سازمانی مرکز اسناد حوزه و روحانیت توسط دفتر برنامه‌­ریزی و نظارت راهبردی تهیه و پس از تأیید مدیر حوزه‌­های علمیه، ابلاغ خواهد شد.ماده ۸) جهت تصدی پست­‌های مرکز اسناد حوزه و روحانیت، از کارمندان مازاد فعلی مرکز مدیریت حوزه­‌های علمیه استفاده شود؛ و هرگونه استخدام نیروی جدید، ممنوع می­‌باشد.  ۱- انواع سند مورد نظر عبارتند از: کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، گزارش‌­ها، صورت­جلسه‌ها و صورت مجلس‌­ها، قراردادها، ابلاغ‌­ها، دستورات، توصیه­‌ها، مدارک و سوابق علمی، عکس‌ها،  نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، میکروفیلم‌ها، نوارهای ضبط‌‌ صوت و سایر اسناد و مدارک مربوط به حوزه و روحانیت.۲- تعریف پیایند: هر اثری که به‌صورت پیاپی و معمولاً در فواصل معیّن منتشر شود و قاعدتاً پایانی نیز بر آن مترتّب نباشد؛ پیایند خوانده می‌شود. این اصطلاح به نشریه‌های ادواری، روزنامه‌ها، سالنامه‌ها، سلسله تک‌نگاشت‌های شماره‌دار، مجموعه مقالات همایش‌ها، و یادواره‌های انجمن‌ها اطلاق می‌گردد.۳- اسنادی که توسط اشخاص حقیقی و حقوقی به صورت امانت به مرکز اسناد، جهت نگهداری داده می­‌شوند.۴-  جابه‌­جایی فیزیکی اصل اسناد، حسب صلاحدید مدیر حوزه‌­های علمیه در داخل مرکز مدیریت حوزه­‌های علمیه، بلامانع است.

---

اسناد پشتیبان